Home » Uncategorized » Hambatan dalam Implementasi ERP

Hambatan dalam Implementasi ERP

Hambatan yang terjadi dalam Implementasi sistem ERP tentu berbeda-beda, dan yang dijumpai terbanyak yang dapat dikenali adalah :

Menyerahkan keputusan implementasi pada bagian keuangan dan akuntansi serta IT. Keputusan ini tidak sepenuhnya salah tentu, karena pengendali (sistem admin) dan bahasa akhir adalah pelaporan akuntansi dan keuangan. Namun, yang tidak kalah penting dan harus di ingat adalah sistem ERP adalah satu sistem terintegrasi yang mengakumulasikan bisnis proses dan keputusan-keputusan bisnis yang harus dilaksanakan. Keterlibatan manajeme lini dan menegah serta pemahaman manajemen atas untuk memanfaatkan aplikasi untuk mendukung kebijakan-kebijakan bisnis tersebut diperlukan. Struktur informasi yang bisa disediakan oleh aplikasi relatif luas, tanpa pemahaman manajemen atas sebagai pengambil keputusan dan menyerahkan pada pelaksana-pelaksana yang sudah sibuk dengan kegiatan sehari-hari yang padat, maka kompentensi dari sistem ERP tidak akan terpakai. Yang memahami bisnis sebagai sebuah proses, adalah para manajer yang terlibat aktif dalam proses bisnis dan Board Of Director.

Berpikir melakukan customisasi untuk menyingkat proses dan mengabaikan sejumlah parameter setting yang seharusnya dirancang atau sesuai dengan best practice yang berlaku adalah ibarat sebuah rumah dibangun oleh seorang arsitek ahli, dengan seorang pemilik rumah yang suka-suka memasang pintu dan jendela, menempatkan kamar atau ruangan berdasarkan selera. Ini adalah penyakit dalam Implementasi sistem ERP. Tanpa pengetahuan proses bisnis yang cukup secara best practice dan hanya mengandalkan pengalaman bertahun-tahun, perubahan pada sistem ERP dilakukan untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada dengan sistem baru yang akan diterapkan.

Pola pikir ini, tidak sepenuhnya salah, tapi berpotensi melakukan kesalahan sistemik pada sistem ERP. Kalau sistem ERP menyediakan 100 skenario bisnis yang diatur melalui 100 parameter setting. Lalu bagaimana dalam waktu singkat dan tanpa memahami struktur informasi sistem ERP, para konsultan ERP dan implementor bisa memutuskan untuk meng-customisasi proses menjadi yang baru?. Untuk jangka pendek, seolah-oleh semuanya terjawab. Namun, keputusan ini berakibat buruk di kemudian hari. Ketika bisnis semakin ketat dan kompetitif, perubahan harus dilakukan atau ketika bisnis berkembang, dibuka divisi atau lini-lini bisnis baru, maka sistem seolah berhenti. Gagal mengantisipasi perubahan.

Padahal, ciri dan kekuatan sistem ERP adalah melakukan adaptasi terhadap perubahan kondisi bisnis. Customisasi terjadi untuk kebutuhan jangka pendek, dan ini kemudian berpotensi untuk menimbulkan kegagalan dalam implementasi. Mengapa?. karena setiap pemenuhan kebutuhan, menimbulkan kebutuhan baru dan parameter baru. Ketika sebuah rumah tua dibangun, maka setelah jadi apa yang sebelumnya tidak dibutuhkan muncul menjadi kebutuhan baru. “Oh, lebih bagus kalau jenis tamannya diperbaiki, AC harus dipasang, saklar lampunya dipindahkan, toiletnya dibedakan antara pria dan wanita… dll”. Singkat kata, customisasi pada proses dapat menganggu skenario-skenario bisnis dan kompetensi sistem ERP secara keseluruhan.

Oleh karena itu, para implementor umumnya hanya mengijinkan customisasi pada level form dan tampilan saja agar “friendly user“ Customisasi juga kerap berkenaan dengan keterbatasan anggaran. Lisensi sistem ERP relatif mahal. Untuk mengurangi biaya, maka dilakukan penyesuaian. Ada betulnya memang, tapi kita harus sangat hati-hati melakukannya. Apa akibatnya jika kita tidak memanfaatkan skenario yang sudah ada?. Apa akibatnya bagi SCM (Supply Chain Management) atau CRM (Customer Relation Management) pada langkah berikutnya?. Inilah beberapa kesalahan yang bisa dipahami ketika “upgrade” perlu dilakukan. Faktor seperti resistensi dari pengguna, manajemen lini dan manajemen menengah, kesulitan migrasi, budaya perusahaan, database terpecah-pecah (masalah teknikal), HRD yang tidak kompeten, bisnis proses yang dinamis, prosedur yang tidak memadai, internal kontrol yang buruk serta bisnis proses yang dimiliki bersifat unik dan tidak cocok dengan sistem ERP yang dibeli merupakan masalah-masalah tambahan yang juga perlu diperhatikan. Namun, ini kerap merupakan faktor-faktor ikutan yang muncul ketika penerapan bisnis proses pada sistem ERP tidak dimaksimalkan. Tentu ini harus ditangani dengan benar pula, terutama dari sisi sumber dayanya.

Aplikasi sekelas sistem ERP adalah kombinasi kemampuan Tim IT/MIS, Manajer Akuntasi dan Keuangan, Manajer HRD, Manajer Marketing, Manajer Produksi, Manajer Pembelian dan Manager Logistik bila ada, yang secara bersama-sama harus memahami dan mempelajari sistem ERP dengan seksama. Lalu dilanjutkan dengan menetapkan parameter setting yang tepat serta ketentuan dan kebijakan yang ditentukan oleh Board Of Director.

Tim Implementasi inilah yang kemudian bersama implementor akan menerapkan keseluruhan sistem. Implementor juga haruslah orang yang betul-betul memahami kompleksitas dari parameter setting. Kesalahan yang banyak terjadi di sini, apalagi membuat proses bisnis yang dinamis itu sendiri yang tidak sesuai dengan best practice yang ada dan sistem ERP yang harus menyesuaikan dengan bisnis proses tersebut sehingga tidak hanya menggunduli atau memandulkan sistem ERP tersebut pada level sekedar menangkap kegiatan saja. Oleh karena berbagai faktor yang dihadapi dalam membentuk wajah baru perusahaan ketika mengimplementasikan ERP, maka berbagai model penerapan menjadi lahan bisnis bagi konsultan IT dan perusahaan juga melihat sisi yang sama.

Berpikir modular adalah kesalahan terberat dalam implementasi sistem ERP. Di sisi lain, tidak sedikit pula masalah sistem ERP yang tersembunyi di mata klien. Biasanya semakin canggih suatu sistem ERP semakin banyak permasalahan dalam sistem ERP tersebut dan disembunyikan dari klien. Klien membatasi hanya pada modul-modul terpotong-potong karena pertimbangan biaya dan waktu, padahal perusahaan sebenarnya membutuhkan sistem operasi yang benar-benar mampu mengadaptasi sebagian besar masalah bisnis. Ini juga menjadi hambatan serius, karena ujungnya bisa hanya membuat sistem ERP sama dengan sebuah modul akuntansi, membuat faktur/invoice, dan mendata penagihan untuk mendapatkan laporan keuangan. Artinya sukses sistem ERP berada pada level tingkat akuntansi saja.

 

Referensi: Berbagai sumber, perusahaan-perusahaan yang mengunakan ERP System, konsultan-konsultan ERP System dan ERP Strategies for Steering Organizational Competence dan lain-lain


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: