Home » Procedures » Standar Operasi Perusahaan

Standar Operasi Perusahaan

Pengertian SOP

Suatu sistem acuan atau standarisasi yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan suatu pekerjaan dari awal sampai akhir.

Top Management dalamperusahaan modern memahami kebutuhan suatu standaracuan, agar para karyawan memahami dan melakukan tugasnya sesuai standar dan kebijakan yang digariskan perusahaan, serta menyadari pentingnya suatu prosedur baku dalam mencapai tujuan perusahaan. Dari prosedur yang dibuat perusahaan, karyawan dapat mengetahui kewajiban yang harusdilakukan.

Perbedaan SOP dan WI

Banyak Top Management dan karyawan dalam suatu perusahaan yang tidak mengetahui perbedaan antara Standard Operating Procedures (SOP) dan Work Instruction (WI). Memang secara kasat mata penulisan atau tampilan format SOP dan WI ini terlihat serupa namun tidak sama.

Perbedaan antara SOP dan WI tersebut sangat jelas yaitu terletak pada kebijakan, kompleksitas dan ruang lingkup pekerjaannya.

SOP menggambarkan fungsi pengendalian banyak atau beberapa aktivitas dari suatu proses atau suatu siklus, misalnya SOP atas Penjualan, sedangkan WI hanya merupakan petunjuk atau tata cara atau cara kerja dalam melakukan satu jenis aktivitas. Dapat disimpulkan dalam sebuah SOP akan terdiri dari berbagai macam WI.

Dalam pembuatan SOP dan WI pada saat ini telah berkembang sangat pesat sekali namun masih banyak Top Management yang bodoh dan tidak mau berubah dalam menerima perubahan dalam pengembangan penulisan SOP dan WI tersebut. Top Management bodoh ini tidak mengetahui perkembangan dalam pembuatan SOPdan WI tersebut dan mereka beranggapan SOP dan WI yang terdapat dalam perusahaannya tersebut telah up to date.

Dalam hal ini juga banyak orang yang masih terpaku bahwa perusahaan yang memiliki sertifikasi ISO adalah perusahaan yang baik dan Top Management yang bodoh tersebut juga beranggapan dengan memiliki sertifikasi ISO bahwa semua resiko atau temuan dapat diketahui dari audit yang dilakukan oleh auditor ISO.

No

Keterangan

SOP Modern

WI Modern

1.

Ruang Lingkup

Siklus; beberapa aktivitas

(dalam SOP terdiri dari beberapa WI)

Satu aktivitas

2.

Penanggung Jawab

Beberapa Department/Bagian

Satu Department/Bagian

3.

Tingkat kompleksitas

Kompleks

Sederhana

4.

Kebijakan

Terdapat kebijakan atau policy perusahaan

Terdapat rincian pekerjaan yang harus dilakukan oleh user

5.

Format penulisan

Narasi dan flowchart

Narasi dan flowchart; gambar (foto, print screen); video (film)

6.

Manfaat

User mengetahui kebijakan perusahaan

User mengetahui pekerjaannya

Sistematika dalam penyusunan SOP

Dalam membuat suatu SOP Modern harus meliputi beberapa point-point ini, yaitu:

  • No SOP, berisi No SOP terdaftar dalam perusahaan
  • Nama SOP, berisi Nama SOP yang terkait dengan prosedur yang dilakukan.
  • Catatan atas revisi SOP, berisi  catatan, tanggal, dan alasan perubahan SOP tersebut sehingga dapat diketahui  kapan, latar belakang perubahan atau revisi suatu prosedur.
  • Tanda tangan  BOD dan HOD, berisi  tanda tangan BOD dan HOD dengan tinta basah.
  • Tujuan, berisi tujuan untuk apa saja SOP dibuat
  • Ruang lingkup, berisi batasan dimana SOP akan digunakan/diterapkan.
  • Acuan, berisi apa saja yang menjadi acuan dalam pembuatan SOP
  • Definisi, berisi istilah dan definisi yang digunakan dalam SOP
  • Kebijakan, berisi kebijakan (policy) atau aturan perusahaan yang direlevan
  • Tanggung jawab dan wewenang, berisi siapa saja atau department mana yang bertanggung jawab dan terkait dengan prosedur tersebut beserta wewenangnya
  • Prosedur Pelaksanaan, berisi tahapan pekerjaan.
  • Pemantauan dan pengendalian, berisi siapa yang akan memastikan SOP diterapkan
  • Dokumentasi, berisi formulir yang harus diisi saat SOP diterapkan
  • Diagram Alir/Bagan Alur (Flowchart), berisi diagram alir dari tahapan pekerjaan
  • Referensi, berisi dokumen apa saja yang terkait dengan SOP tersebut
  • Lampiran, berisikan gambar atau contoh dokumen yang digunakan dalam SOP tersebut.

Sistematika dalam penyusunan WI

Dalam membuat suatu WI Modern harus meliputi beberapa point-point ini, yaitu:

  • No WI, berisi No SOP terdaftar dalam perusahaan
  • Nama WI, berisi Nama WI yang terkait dengan prosedur yang dilakukan.
  • Catatan atas revisi WI berisi  catatan, tanggal, dan alasan perubahan SOP tersebut sehingga dapat diketahui  kapan, latar belakang perubahan atau revisi suatu prosedur.
  • Tanda tangan  BOD dan HOD, berisi  tanda tangan BOD dan HOD dengan tinta basah.
  • Tujuan, berisi tujuan untuk apa saja WI dibuat
  • Ruang lingkup, berisi batasan dimana WI akan digunakan/diterapkan.
  • Acuan, berisi apa saja yang menjadi acuan dalam pembuatan WI
  • Definisi, berisi istilah dan definisi yang digunakan dalam WI
  • Tanggung jawab dan wewenang, berisi siapa saja atau department mana yang bertanggung jawab dan terkait dengan prosedur tersebut beserta wewenangnya
  • Prosedur Pelaksanaan, berisi tahapan pekerjaan.
  • Pemantauan dan pengendalian, berisi siapa yang akan memastikan WI diterapkan
  • Dokumentasi, berisi formulir yang harus diisi saat WI diterapkan
  • Diagram Alir/Bagan Alur (Flowchart), gambar atau video, berisi diagram alir, gambar dan video dari tahapan pekerjaan
  • Referensi, berisi dokumen apa saja yang terkait dengan WI tersebut
  • Lampiran, berisikan gambar atau contoh dokumen yang digunakan dalam WI tersebut.

 

Design SOP

Design SOP yang salah atau tidak tepat bisa menyebabkan bisnis proses di internal perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang.

Oleh karena itu design SOP harus bisa dijalankan sedemikian rupa dan jelas serta detail sehingga individu yang bekerja di dalamnya juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.

Pembuatan design suatu SOP pada perusahaan harus melibatkan Top Management. Dalam hal ini kebijakan atau policy harus ditetapkan oleh BOD dengan suara bulat dan tidak boleh diserahkan kepada HOD dan user. HOD dan user hanya membuat alur dan proses kerja yang akan dilakukan.

Banyak Top Management bodoh di perusahaan yang menyerahkan suatu kebijakan atau policy untuk prosedur di perusahaan sehingga menimbulkan kekacauan dan ketidak konsistenan dalam menerapkan prosedur tersebut. Ini dapat dilihat dalam perusahaan tersebut dimana banyak pelanggaran yang dilakukan oleh karyawannya bahkan oleh Top Management sendiri.

 

Cara Pembuatan SOP

Dalam membuat prosedur diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Lakukan pemetaan terhadap proses bisnis perusahaan
2. Lakukan observasi atau pemetaan terhadap proses kerja yang sudah berjalan atau akan berjalan
3. Apabila memungkinkan, lakukan benchmarking bila diperlukan dengan perusahan sejenis
4. BOD harus memutuskan secara langsung ketentuan dan kebijakan (policy) yang berkaitan dengan keuangan.
5. Design prosedur sesuai dengan hasil observasi dan hasil referensi untuk menambah ketajaman dari design prosedur
6. Melakukan analisa terhadap design prosedur yang sudah dibuat untuk diimplementasikan
7. Melakukan review prosedur agar prosedur yang sudah dibuat bisa dijalankan tanpa ada hambatan.
Siapa Saja Yang Mereview Prosedur
• Pemimpin bagian atau department prosedur tersebut berada
• Karyawan yang bekerja berdasarkan prosedur tersebut
• Internal Auditor
• Eksternal Auditor
• Quality Management atau bagian SOP, bila ada.
• Direksi
Manfaat SOP
1. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
2. Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
3. Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses terkait
4. Membantu karyawan baru dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab di bagian karyawan tersebut ditempatkan.
5. Memberikan keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan proses kerja
6. Membantu karyawan mengerti akan resiko yang dihadapi apabila proses tersebut tidak dijalankan dan meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
7. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan
8. Menjadi dasar audit operasional dan audit mutu
Format SOP

1. Simple Steps

Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.

2. Hierarchical Steps

Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.

3. Graphic Format

Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.

4. Flowchart

Prosedur yang memiliki banyak pengambilan keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda

Kapan SOP dibuat

Sebaiknya pembuatan SOP dilakukan pada saat perusahaan mulai beroperasi. Hal ini penting, agar setiap orang pada jajaran dan tingkatan yang  bekerja di perusahaan memahami posisinya, serta tanggung jawab masing-masing.

SOP ini juga mengatur peranan masing-masing manajemen yang memimpin perusahaan, agar tugas dan tanggung jawabnya tidak rancu, peran manajemen satu dengan lainnya.  SOP bersifat unik, serta berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. SOP yang digunakan untuk industri, berbeda dengan perusahaan jasa, juga berbeda dengan perusahaan yang bergerak di lembaga keuangan atau perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur.

 

Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyusun SOP

Waktu yang dibutuhkan untuk menyusun SOP sangat bervariasi, tergantung dari besarnya perusahaan, serta apakah perusahaan mempunyai berbagai cabang di seluruh Indonesia atau bahkan di luar negeri. Untuk perusahaan yang masih kecil dan sederhana, penyusunan SOP dapat lebih singkat waktunya.

Selain mengenal operasi perusahaan secara detail, kita juga harus mengenal siapa konsumen perusahaan, siapa pemasoknya.

Sebagai contoh untuk perbankan, kita harus mengenal, berapa jenis simpanan yang masuk ke Perbankan, serta produk apa saja yang dipunyai sebuah Bank, berapa unit kerja Bank tersebut, dana yang diperoleh akan  untuk membiayai apa saja agar sesuai tujuan penyaluran dana tersebut, serta mendapatkan hasil, bagaimana mengatur agar antara funding dan lending bisa match, dan sebagainya. Masing-masing unit usaha yang merupakan profit center dari Bank harus mempunyai SOP tersendiri, begitu juga unit kerja yang melakukan pelayanan, seperti SOP untuk Logistik (sering disebut Kebijakan Umum Logistik).

 

Apa saja yang perlu diketahui dalam menyusun SOP

Dalam menyusun SOP perusahaan, maka pembuat SOP harus memahami Visi dan Misi perusahaan tersebut, budaya kerja perusahaan, proses bisnis dan alur pekerjaan yang ada di perusahaan (bagi perusahaan besar, maka alur pekerjaan di masing-masing unit operasional akan berbeda-beda).  Sebagai contoh: untuk menyusun SOP Perkreditan suatu Bank, maka  kita harus memahami Kebijakan Umum Perkreditan (KUP) Bank tersebut, yang antara lain berisi:

i) Prinsip Kehati-hatian.
ii) Organisasi dan Manajemen Perkreditan.
iii) Kebijakan Persetujuan Kredit.
iv) Pembinaan dan Pengawasan.
v) Pengelolaan Kredit Bermasalah
vi) Pedoman Akuntasi Perbankan Indonesia
vii) Peraturan Bank Indonesia

 

Kompetensi apa yang harus dimiliki oleh Tim SOP

Prosedur Perusahaan dibuat oleh orang-orang yang berada di perusahaan tersebut, umumnya perusahaan membuat tim, yang terdiri dari berbagai personil dari berbagai tingkatan yang mewakili bidang tugas masing-masing untuk menyusun SOP. Top Management harus merumuskan kebijakan yang benar terkait dengan keuangan perusahaan dan proses operasional harus mengacu kepada keuangan perusahaan.

Perusahaan dapat meminta bantuan konsultan untuk melakukan penyusunan prosedur, namun agar SOP nanti dapat diimplementasikan dengan baik dan sesuai dengan budaya perusahaan tersebut, maka perusahaan membentuk tim counterpart yang akan membantu konsultan, melakukan diskusi dengan tim konsultan, dalam rangka penyusunan SOP tersebut.

Tim yang ditunjuk sebagai counterpart adalah orang-orang yang benar-benar memahami keuangan, bisnis dan operasional perusahaan. Tim tersebut membantu konsultan mengidentifikasi masalah, mewakili perusahaan untuk menjamin agar SOP telah dibuat sesuai dengan tujuan perusahaan perusahaan. Tim counterpart ini mewakili perusahaan, menjamin agar hasil SOP dapat diimplementasikan oleh perusahaan.

 

Sosialisasi SOP

• Apabila SOP telah selesai dibuat, harus disosialisasikan kepada seluruh jajaran karyawan, agar seluruh prosedur yang telah ditetapkan dalam SOP dapat dilaksanakan dengan baik di lapangan. Lamanya proses sosialisasi tergantung dari skala perusahaan. Dalam hal perusahaan skala besar, maka perusahaan dapat meminta bantuan konsultan yang membuat SOP, untuk melakukan sosialisasi.
• SOP ini sangat perlu, baik untuk perusahaan besar maupun kecil. Bahkan sebuah warung soto dipinggir jalanpun mempunyai acuan, agar setiap karyawan yang membantu kelancaran penjualan warung soto tersebut, mengetahui langkah apa saja yang diperlukan agar warung soto dapat berjalan lancar, mengetahui peran dan tanggung jawabnya.  Dengan SOP ini pemilik usaha dapat memantau usaha nya, mengetahui tanda-tanda dini jika terjadi permasalahan, sehingga dapat diatasi, tanpa mengorbankan kelangsungan hidup warung soto tersebut. Tentu saja yang dimaksud SOP warung soto  ini dibuat sangat sederhana, memudahkan pelaksanaannya, serta fleksibel.

 

Hirarki Prosedur dan Dokumen

Hirarki Prosedur dan dokumen dimulai dari yang tertinggi hingga terendah:
• UU Tenaga Kerja No 13 Tahun 2013
• Peraturan Perusahaan
• Rapat Umum Pemegang Saham
• Surat Keputusan Komisaris
• Surat  Keputusan Direksi
• Manual Mutu ISO, apabila ada
• Kebijakan atau policy, (biasanya yang terkait dengan keuangan perusahaan dan kebijakan dapat digabungkan dalam SOP)
• SOP
• Sub SOP, apabila ada
• WI
• Form atau dokumen
Semoga sharing ini dapat membantu rekan-rekan dalam melakukan penyusunan SOP dan WI
Referensi: Dari berbagai sumber.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: